درصحن- شوراها: مکاتبه با نمایندگان مجلس و اعضای شورای شهر، یکی از بهترین روش ها برای پیگیری مطالبات و تقاضاهای‌مان از آنها و انتقال دیدگاه‌های‌مان در خصوص طرح‌ها و لوایح در دست بررسی و طرح چالش‌های حوزه‌های شهری و کشوری با آنهاست. ضمن اینکه تداوم و استمرار مکاتبه، آنها را به پاسخگویی وادار خواهد کرد. کم و بیش مردم از این متد استفاده و پاسخ‌هایی نیز دریافت می‌کنند ولی برای بالابردن میزان تاثیرگذاری اینگونه مکاتبات، رعایت برخی نکات ضروری است لذا در نگارش نامه یا ایمیل به این نکات توجه کنید:
۱- نامه‌تان را می‌توانید حضوری به دفتر نمایندگان و اعضای شوراها تحویل دهید یا با پست برای‌شان ارسال کنید. اگر پست می کنید مطمئن باشید که نامه را به آدرس دفتر مردمی نمایندگان ارسال می کنید. ارسال نامه به آدرس شورای شهر یا آدرس مجلس شورای اسلامی، تضمینی برای رسیدن به دفتر نمایندگان نیست.
۲- درست است که همه نمایندگان مجلس در برابر همه مردم مسئول هستند ولی حتما با نمایندگان حوزه انتخابیه خودتان مستقیم تماس بگیرید، چون احتمال اینکه به تقاضای شما ترتیب اثر دهند بیشتر است چون آنها به رای مجدد شما نیاز دارند.
۳- در هر نامه‌ای که ارسال می‌کنید فقط یک موضوع را با نماینده‌تان در میان بگذارید، چون احتمال اینکه به نامه‌ای با موضوعات مختلف ترتیب اثر دهند کمتر است.
۴- تقاضای‌تان را شفاف، ساده و در حد امکان کوتاه و با رعایت نهایت ادب بیان کنید.
۵- اگر در نهادی کار می‌کنید که اجازه می‌دهند از سربرگ آن نهاد برای یک امر شخصی استفاده کنید، حتما در نامه نگاری با نماینده‌تان از سربرگ استفاده کنید. چون شانس توجه به نامه‌تان را بالا می‌برد.
۶- مطمئن باشید موضوعی که مطرح می کنید در اختیار و وظیفه نماینده‌تان باشد. برای مثال اگر شما به یک قانون ملی اعتراض دارید نباید انتظار داشته باشید عضو شورای شهر بتواند کاری انجام دهد.
۷- آدرس شخصی‌تان را برای دریافت پاسخ حتما در نامه قید کنید تا مسول دفتر نماینده، توجیهی برای پاسخ ندادن نداشته باشد.
۸- پیگیری را فراموش نکنید. معمولا حجم نامه‌هایی که دفاتر نمایندگان دریافت می‌کنند زیاد است و به بسیاری از آنها توجه نمی‌کنند. پیگیری مداوم، سبب می شود که آنها به نامه شما ترتیب اثر دهند.
راهنمای نگارش نامه
۱- نام، آدرس (فرستنده) و تاریخ ارسال نامه
۲- آقا/خانم … (نام نماینده مجلس یا عضو شورای شهر)
عنوان: نماینده محترم حوزه انتخابیه … یا عضو محترم شورای شهر ….
۳- پاراگراف اول معرفی خودتان و دلیل نگارش نامه
۴- پاراگراف دوم تشریح دلیل نگارش نامه یا توضیح پیام‌تان
۵- پاراگراف سوم خلاصه شفاف، صریح و کوتاه تقاضای‌تان
۶- تشکر از اقداماتی که نماینده تان انجام می‌دهد
۷- در انتها نام، ایمیل، آدرس، شماره تلفن و امضاء
نکته:
- نامه‌تان را تایپ شده ارسال کنید.
- حجم نامه از یک صفحه بیشتر نشود.
- از جملات کلیشه‌ای استفاده نکنید.
- در آخر نامه قید کنید که منتظر جواب هستید.
- اگر به نامه‌تان ترتیب اثر دادند حتما نامه تشکر ارسال کنید.
